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No es posible imaginar el control de facturas sin herramientas como el POS. Sin embargo, la nueva resolución de la DIAN los hace más presentes en el retail: a partir del 1 de febrero de 2023, las compañías emisoras de documentos electrónicos y tickets manuales tendrán un límite de cinco unidades tributarias al emitir documentos equivalentes del sistema POS.

La implementación significa que los contribuyentes deberán emitir facturas electrónicas cada vez que una venta supera el máximo establecido, todo con el fin de que la DIAN amplíe la recaudación de impuestos. Por tanto, los grandes y pequeños negocios necesitan buscar un proveedor de POS en Colombia para cumplir con la nueva resolución.

Pero, elegir una solución de facturación electrónica no es tan sencillo, importarán puntos claves que a continuación explicaremos. 

Cómo entender la resolución de la DIAN y su impacto en el POS

En palabras sencillas, cientos de negocios colombianos otorgan al cliente final un soporte de transacción comercial cada vez que se realiza una venta, este sirve de constancia de que hubo un pago legal a cambio de un producto. Tal soporte es lo que llaman documento equivalente sistema POS y es el mismo que emiten las máquinas registradoras. 

El método lleva años funcionando con bastante eficiencia y se realiza siempre que el cliente no pida su respectiva factura electrónica. Por lo tanto, abría la posibilidad de que los negocios no pagaran IVA, ni costos y deducciones en el impuesto sobre la renta

No sorprende que la DIAN haya querido ampliar el control que ejerce sobre las ventas con el fin de aumentar su recaudación de impuestos. En consecuencia, obligó a los negocios a emitir las facturas electrónicas siempre que la transacción supere las 5 unidades tributarias, cerca de 45 dólares o 200 mil pesos colombianos. 

Ante el contexto, los negocios inician la carrera por encontrar un proveedor de POS en Colombia antes de febrero del 2023. Razón por la que Sovos, empresa afiliada a la CCCE, explica los factores imprescindibles para tener en consideración al escoger a un proveedor al momento de implementarlo.

Claves para contratar un proveedor de POS en Colombia 

¿Qué es un POS? 

Es un Sistema de Punto de Venta moderno que funciona con una combinación de software y hardware. Permite el registro de ventas y automatizar las operaciones, centralizando las transacciones para arrojar información valiosa que beneficie la toma de decisiones. Asimismo, ayuda a reducir costos de operación, maximizar ventas y crecer en beneficios. 

Factores a tomar en cuenta para elegir tu proveedor POS en Colombia 

  • Escalabilidad 

Un sistema POS debe tener la capacidad de reaccionar ante un eventual cambio o rápido crecimiento, es decir, debe saber llevarle el ritmo al negocio y, especialmente, a un sector tan cambiante como el retail. Solo así, tu inversión será a largo plazo. 

  • Disponibilidad 

El sistema POS no puede caerse, el simple hecho de suceder se traduce en miles de dólares en pérdidas. El software del proveedor de POS en Colombia debe permitir la conexión a la nube desde cada sistema, y a su vez, con el ente tributario, garantizando máxima estabilidad. 

  • Confiabilidad 

Parece obvio, pero el proveedor del sistema POS debe ser confiable, seguro, probado y que permita que fluya la información de forma correcta, para que los procesos se completen y se resguarden. 

  • Flexibilidad

El proveedor debe ser transversal, es decir, tener la capacidad de conectarse con sistemas POS avanzados y hasta con los más antiguos. 

  • Adaptabilidad

El proveedor debe estar al día con las últimas resoluciones, implementaciones en curso o actualizaciones para evitar que el cliente reciba multas o detenciones del servicio. 

  • Rapidez

¿Y de qué vale que cumpla con todos los factores si no lo haces con rapidez? El proveedor debe tener una capacidad de respuesta inmediata frente al cliente y frente a las autoridades tributarias. 

  • Experiencia

Es el punto más relevante al momento de elegir un proveedor de POS en Colombia. Asegúrate que el proveedor ya tenga experiencia en el retail o en instalaciones de este tipo, será necesario dado a los requerimientos técnicos que se necesitan. 

Imagen: captura / CCCE

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