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Según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) todas las empresas que tengan más de 251 empleados estarán obligadas a emitir el soporte de nómina electrónica a partir del 1 de Julio del año en curso. Se trata de una plataforma que facilitará el registro de la nómina de las empresas grandes para hacer más sencilla la recaudación de impuestos, tratándose de una medida obligatoria para todas las empresas que superen el ya citado número de empleados.

Por este motivo, si aún no te has dado de alta en la nómina electrónica, lo mejor es que lo hagas cuanto antes, ya que quedan solo 3 meses para cumplir con este requisito.

¿En qué consiste la nómina electrónica?

Se trata de un documento que se emite vía electrónica y que debe ser reportado por las empresas a la DIAN para el pago del IVA. No es más que un balance entre los costos y deducciones de la renta y complementos que son descontables de dicho impuesto y además deriva de los pagos en la cuenta nómina que tengan que ver con las relaciones laborales, legales y reglamentarias.

Además, la DIAN especifica que este documento debe emitirse por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado de forma independiente.

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Dicho esto, es de suma importancia que este documento sea emitido a tiempo para evitar sanciones por parte de los organismos aduaneros colombianos y está obligado a emitirlo todo aquél que requiera de soporte para costos, gastos y deducciones de impuestos derivados de la actividad financiera de la empresa.

Beneficios del nuevo formato de nómina electrónica para las empresas

Es fácil que a muchos responsables de empresas les parezca que este es otro documento molesto que hay que llenar para mantener contentas a las autoridades aduaneras, sin embargo, debemos verlo más como un beneficio que como un perjuicio.

Para empezar, el uso de estas herramientas digitales que sustituyen ayudará en parte para ser mucho más eficientes con las obligaciones referentes al IVA y será mucho más fácil mantener actualizados este tipo de documentos si se mantienen en línea. Además, la DIAN podrá certificarlos de forma mucho más rápida que si lo hiciera de forma manual.

De esta manera, lo que se hace es reducir el papeleo (que ya de por sí es bastante tedioso) que las empresas con un mayor número de empleados deben llenar para mantenerse actualizadas con respecto a su información tributaria. Por otro lado, si empleas bien la nueva herramienta, podrá ayudarte a deducir costos de los impuestos y a no pagar demás.

Una vez que comience a ser implementado el sistema de nómina electrónica en Colombia, se evaluará la implementación de otros documentos aduaneros electrónicos, de manera que se puedan facilitar aún más los procesos legales en el país que tengan que ver con el manejo aduanero de las empresas.

En este enlace podrás descargar la caja de herramientas de la DIAN y en este otro la resolución 00013 de 2020 por la cual se implementa esta medida y sus implicaciones en caso de incumplirse.

Imagen de Unsplash

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