Facebooktwitterlinkedin

Desde el mes de agosto empezó en Colombia la implementación obligatoria del nuevo proyecto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conocido como nómina electrónica el cual busca mejorar el control fiscal de los impuestos que recauda a la vez que impulsa la transformación digital de las empresas en el país.

Como tal, la nómina electrónica se trata de un documento digital al cual se migra la tradicional nómina y se envía por medio del correo electrónico mientras que para la DIAN las empresas presentarán estos documentos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo .XML.

Implementación de la nómina electrónica en Colombia

Respecto a la habilitación de esta exigencia la DIAN informó en la resolución 000037 de mayo de 2021 que esta será progresiva para las empresas en función del número de empleados que tenga cada compañía.

En este sentido se definieron cuatro bloques y se dividen en el calendario de implementación según las siguientes fechas estipuladas:

  • Más de 250 empleados: la fecha máxima para empezar a generar nómina electrónica es el 1 de septiembre de 2021.
  • De 101 a 250 empleados: empezarán a generarla desde el 1 de octubre de 2021.
  • Entre 11 y 100 empleados: iniciarán el 1 de noviembre de 2021.
  • De 1 a 10 empleados: deben implementarla a partir del 1 de diciembre de 2021.

Es importante destacar que todas las empresas, sin importar su tamaño, primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica desde el pasado 01 de agosto.

Asimismo, los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento y las notas de ajuste.

A partir de este plazo la emisión de la nómina digital se hace todos los meses,  y los empleadores tendrán plazo para hacerlo dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta del empleado.

Cuáles son los beneficios de la nómina electrónica en Colombia

Mas allá de ver la implementación de la nómina electrónica en Colombia como una exigencia para controlar los impuestos, contar con la herramienta que permite la digitalización de este proceso implica importantes ventajas para los negocios en el país.

Al respecto Saphety Colombia, compañía de soluciones de facturación electrónica e intercambio de documentos electrónicos entre empresas, comparte algunas de las principales ventajas:

  • Permite soportar los gastos de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros cuando aplique.
  • Requiere validación por parte de la DIAN, y se utiliza un formato de archivo estandarizado.
  • Los archivos tienen que estar disponibles por un lapso mínimo de 5 años, tal como sucede con la factura electrónica.
  • Podrán emitirse documentos electrónicos como notas de juste a la nómina electrónica.
  • Se estandarizan los procesos de nómina.
  • Se efectúa un mejor control y gestión de la nómina.
  • Se hace el reporte a la DIAN en tiempo real.
  • Implica un menor esfuerzo del personal humano frente a los procesos manuales.
  • Permite almacenar y conservar la información en formatos funcionales y en la nube.

Requisitos para emitir nóminas electrónicas

Por el lado de lo que necesitan las empresas para emitir la nómina electrónica a nivel legal se requiere:

  • Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir los documentos de nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.
  • Contar con firma digital del empleador. Para hacer el proceso más sencillo la DIAN no exige la firma electrónica por parte de los empleados.

En el caso del documento de nómina este debe detallar lo datos personales del empleado y de la empresa; tener el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE); numerarse de forma consecutiva; contenido y valores de los conceptos de valor devengado de nómina y los deducidos; diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina; medio de pago; fecha y hora; firma digital de la empresa y por último la identificación del proveedor tecnológico.

Imagen: rawpixel.com en Freepik

Mantente informado de las noticias más relevantes en nuestro canal de Telegram